Team & Rollen
Zu jedem Shop können Sie beliebig viele Kolleginnen und Kollegen einladen. Was die einzelnen Personen dürfen, ergibt sich aus einer Rolle plus einer zusätzlichen Berechtigung: dem Übertragen von Inhalten in Ihren echten Shop.
Wenn Sie einen Shop anlegen, werden Sie sein Inhaber — und bleiben zunächst das einzige Mitglied. Rollen gelten immer pro Shop: dieselbe Person kann in einem Shop Inhaber und in einem anderen Auditor sein. Nichts davon wirkt sich auf Ihren Shopware-Shop aus; es sind ausschließlich Berechtigungen für diese Plattform.
Die vier Rollen
- Inhaber
- Volle Kontrolle. Nur ein Inhaber kann die Verbindung zu Ihrem Shopware-Shop verwalten, jemanden zum Inhaber machen oder die Einstellungen eines anderen Inhabers ändern. Ein Shop behält immer mindestens einen Inhaber.
- Manager
- Verantwortet das Tagesgeschäft und das Team: Generierungsjobs, Vorlagen, Konfiguration, Freigaben, Mitglieder und das Guthaben. Ein Manager kann die Verbindungsdaten nicht ändern und niemanden zum Inhaber machen.
- Redakteur
- Erstellt Inhalte. Ein Redakteur kann den Katalog synchronisieren, Vorlagen anlegen, Jobs starten und stoppen, Elemente neu generieren und Freigaben anfordern. Guthaben, Konfiguration, Verbindung und Mitgliederliste sieht er nicht, und freigeben kann er nichts.
- Auditor
- Nur Lesen. Ein Auditor sieht den Shop, die Produkte, die Jobs und die generierten Ergebnisse — mehr nicht. Ein Auditor kann niemals Inhalte in Ihren Shop übertragen, auch nicht, wenn jemand es ihm erteilen möchte.
Die Rolle entscheidet, was jemand kaputt machen kann. Geben Sie externen Textern und Agenturen die Rolle Redakteur: Sie können alles schreiben, aber kein Guthaben durch eine Übertragung verbrauchen, keine Zugangsdaten ändern und ihre eigene Arbeit nicht freigeben.
Die separate Berechtigung „Darf Inhalte in den Shop übertragen“
Das Schreiben in Ihren Live-Shop ist die einzige Aktion, die echte Daten für Ihre Kundschaft verändert. Deshalb steckt sie nicht in der Rolle, sondern ist ein eigener Schalter pro Mitglied — in der Mitgliedertabelle die Spalte Darf übertragen.
- Inhaber, Manager und Redakteure können sie erhalten. Sie wird ausdrücklich erteilt — automatisch hat sie nur die Person, die den Shop angelegt hat.
- Auditoren erhalten sie nie. In ihrer Zeile steht fest Nie — Auditoren können keine Inhalte an den Shop übertragen.
- Wird jemand zum Auditor herabgestuft, entfällt die Berechtigung automatisch.
- Sie können sie sich nicht selbst geben. Der Versuch endet mit „Sie können sich die Berechtigung zum Übertragen von Inhalten nicht selbst geben. Bitten Sie einen Inhaber dieses Shops, das für Sie zu tun.“
- Nur ein Inhaber darf die Übertragungs-Berechtigung eines anderen Inhabers ändern.
Mitglieder ohne diese Berechtigung sehen die Schaltfläche In meinen Shop übertragen… in einem Job schlicht nicht — siehe Inhalte in Ihren Shop übertragen.
Was die einzelnen Rollen dürfen
| Aufgabe | Inhaber | Manager | Redakteur | Auditor |
|---|---|---|---|---|
| Shop, Produkte, Jobs und generierte Ergebnisse ansehen | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Katalog-Synchronisation starten | Ja | Ja | Ja | — |
| Vorlagen anlegen und bearbeiten | Ja | Ja | Ja | — |
| Generierungsjobs starten, stoppen, verwerfen, neu generieren | Ja | Ja | Ja | — |
| Freigabe für generierte Elemente anfordern | Ja | Ja | Ja | — |
| Inhalte in den Shop übertragen | Nur mit Übertragungsberechtigung | Nur mit Übertragungsberechtigung | Nur mit Übertragungsberechtigung | Nie |
| Inhalte freigeben oder ablehnen | Ja | Ja | — | — |
| Konfiguration des Shops ändern (inkl. „Freigabe vor Übertragung erforderlich“) | Ja | Ja | — | — |
| Mitglieder einladen und verwalten | Ja | Ja | — | — |
| Guthaben und das Journal unter Guthaben ansehen | Ja | Ja | — | — |
| Verbindung verwalten (Shop-Adresse und Zugangsdaten) | Ja | — | — | — |
Seiten, die eine Rolle nicht nutzen darf, sind nicht ausgegraut — sie fehlen schlicht in der Seitenleiste. Ein Redakteur, der Guthaben sucht, vermisst also keine Einstellung: Der Eintrag existiert für diese Rolle nicht. Eine Kurzübersicht finden Sie in den FAQ.
Die Seite „Mitglieder“
Öffnen Sie in der linken Seitenleiste eines Shops Einstellungen › Mitglieder. Diesen Eintrag sehen nur Inhaber und Manager.
Die Seite besteht aus drei Teilen: oben die Tabelle der aktuellen Mitglieder, unten links die Karte Mitglied einladen und unten rechts Ausstehende Einladungen.
Eine Kollegin oder einen Kollegen einladen
- Öffnen Sie Einstellungen › Mitglieder.
- Tragen Sie in der Karte Mitglied einladen die E-Mail-Adresse ein.
- Wählen Sie die Rolle. Als Manager stehen Manager, Redakteur und Auditor zur Auswahl; nur ein Inhaber sieht zusätzlich Inhaber.
- Setzen Sie den Haken bei Darf Inhalte in den Shop übertragen, wenn diese Person in Ihren Live-Shop schreiben darf. Bei Auditoren lassen Sie ihn weg — er wird dort ohnehin nie angewendet.
- Klicken Sie auf Einladung senden. Sie erhalten die Bestätigung „Einladung an … gesendet.“
Die Einladung ist fest an genau diese E-Mail-Adresse gebunden. Annehmen kann sie nur, wer mit dieser Adresse angemeldet ist — deshalb verschafft auch ein weitergeleiteter Link niemandem Zugang.
Ausstehende Einladungen
Alles, was Sie versendet, aber noch niemand angenommen hat, steht unter Ausstehende Einladungen: mit Rolle, gegebenenfalls dem Hinweis darf übertragen und der Zeile läuft ab am ….
- Eine Einladung ist 7 Tage gültig. Danach trägt sie die Markierung abgelaufen und funktioniert nicht mehr — senden Sie in dem Fall eine neue.
- Mit Abbrechen neben einer Einladung ziehen Sie sie zurück. Der Link funktioniert sofort nicht mehr.
- Um Rolle oder Übertragungsberechtigung vor der Annahme zu ändern, brechen Sie die Einladung ab und senden Sie eine neue.
Eine Rolle ändern
Öffnen Sie in der Mitgliedertabelle die Auswahlliste in der Spalte Rolle und wählen Sie eine andere Rolle. Es gibt keine Schaltfläche zum Speichern — die Änderung greift sofort, und Sie erhalten eine Bestätigung wie „… ist jetzt Manager.“
Vier Schutzregeln gelten dabei:
- Ihre eigene Rolle können Sie nicht ändern. In Ihrer Zeile steht die Rolle nur als Markierung, dazu der Hinweis „Ein Inhaber dieses Shops muss Ihre Rolle ändern.“ und die Kennzeichnung Sie.
- Nur ein Inhaber kann jemanden zum Inhaber machen und nur ein Inhaber kann die Rolle eines anderen Inhabers ändern. Als Manager sehen Sie Inhaber gar nicht erst in der Liste.
- Der letzte Inhaber kann weder geändert noch entfernt werden. Wenn Sie einen Shop übergeben möchten, machen Sie die andere Person zuerst zum Inhaber und lassen sich dann von ihr ändern oder entfernen.
- Wer zum Auditor herabgestuft wird, verliert die Übertragungsberechtigung automatisch.
Übertragungsberechtigung erteilen oder entziehen
Die Spalte Darf übertragen zeigt Ja oder Nein. Ein Klick darauf schaltet um — auch hier ohne separaten Speicherschritt. Bei Auditoren steht statt einer Schaltfläche der feste Text Nie — Auditoren können keine Inhalte an den Shop übertragen.
Ein Mitglied entfernen
Klicken Sie am Ende der Zeile auf Entfernen und bestätigen Sie „… aus diesem Shop entfernen?“. Die Person verliert sofort den Zugang zu diesem Shop; ihr Konto und ihre anderen Shops bleiben unberührt, und die von ihr generierten Inhalte bleiben unverändert erhalten.
Das Entfernen macht nichts rückgängig, was diese Person bereits in Ihren Shopware-Shop übertragen hat. Alte Texte bekommen Sie nur über die Versionshistorie Ihres eigenen Shops zurück.
Eine Einladung annehmen
So erlebt es die eingeladene Person.
- Sie erhält eine E-Mail mit dem Betreff „Sie wurden zu ‚Ihr Shop‘ eingeladen“. Darin stehen der Absender, die Rolle und ob Inhalte veröffentlicht werden dürfen — samt Gültigkeitsdatum.
- Sie klickt auf Einladung ansehen und annehmen. Es öffnet sich eine Seite mit der Überschrift Sie wurden eingeladen, die noch einmal zusammenfasst, wer wen zu welchem Shop und in welcher Rolle eingeladen hat.
- Wie es weitergeht, hängt von der Situation ab:
- Nicht angemeldet: Die Seite sagt „Melden Sie sich an oder erstellen Sie ein Konto mit …, um diese Einladung anzunehmen.“ und bietet Anmelden und Konto erstellen an. Es muss die eingeladene Adresse sein. (Ist die Selbstregistrierung auf Ihrer Plattform ausgeschaltet, wird nur Anmelden angeboten.)
- Mit dem falschen Konto angemeldet: Es erscheint der Hinweis „Sie sind als … angemeldet, aber diese Einladung wurde an … gesendet.“ Die Person klickt auf Abmelden, meldet sich mit der eingeladenen Adresse an und öffnet den Link erneut.
- Mit dem richtigen Konto angemeldet: Es gibt genau eine Schaltfläche: Einladung annehmen.
- Nach der Annahme erscheint „Willkommen bei ‚Ihr Shop‘ — Sie sind als … beigetreten.“ und die Person landet direkt auf der Shop-Übersicht.
Wartet sie zu lange, meldet die Seite Diese Einladung ist abgelaufen. samt Hinweis, wen sie um eine neue bitten kann. Eine bereits verwendete Einladung sagt das ebenfalls — sie lässt sich nicht ein zweites Mal einlösen.
Neue Kolleginnen und Kollegen lesen am besten zuerst Erste Schritte. Wer selbst Inhalte erzeugen soll, braucht danach Inhalte generieren.
Das Team sinnvoll aufstellen
Ein Muster, das für die meisten Shops funktioniert:
- Ein bis zwei Inhaber — die Personen, denen der Shopware-Shop und seine Zugangsdaten gehören.
- Die für das Content-Budget verantwortliche Person als Manager mit Übertragungsberechtigung. Sie gibt frei und sieht, was alles kostet.
- Texterinnen, Texter und Agenturen als Redakteure — ohne Übertragungsberechtigung. Sie generieren und fordern Freigaben an; ein Manager entscheidet und veröffentlicht.
- Wer nur zusehen soll — Kundschaft, Kolleginnen aus anderen Abteilungen — als Auditor.
Wenn diese Übergabe nicht nur vereinbart, sondern erzwungen sein soll, aktivieren Sie unter Einstellungen › Konfiguration die Option Freigabe vor Übertragung erforderlich. Dann werden nicht freigegebene Elemente auch bei Personen mit Übertragungsberechtigung übersprungen. Lesen Sie als Nächstes Prüfung & Freigabe.